Un CV, une lettre de motivation, des notes d'entretien : ce sont des données personnelles. Dès qu'un cabinet de recrutement les collecte et les traite, le RGPD s'applique. Voici, sans jargon, le minimum à respecter pour rester conforme, et rassurer vos candidats.
À retenir
Vous êtes responsable de traitement des candidatures que vous recevez. Trois obligations clés : une base légale, une durée de conservation limitée, et une information claire du candidat.
Un CV est une donnée personnelle
Nom, coordonnées, parcours, parfois photo : un CV contient des données qui identifient une personne. Le traiter (le lire, le stocker, le classer, le partager avec un client) constitue un « traitement de données personnelles » au sens du RGPD. Peu importe le volume : que vous receviez 5 ou 500 candidatures, les règles sont les mêmes.
Sur quelle base légale traiter une candidature ?
Le RGPD exige une base légale pour chaque traitement. En recrutement, deux s'appliquent le plus souvent :
- Les mesures précontractuelles : le candidat postule, vous traitez sa candidature pour le poste concerné. C'est la base la plus naturelle pour un recrutement en cours.
- L'intérêt légitime : pour la gestion courante des candidatures, à condition de respecter les droits des candidats.
Pour conserver un CV au-delà du poste concerné (constitution d'un vivier), vous pouvez vous appuyer sur l'intérêt légitime, à condition d'informer le candidat et de lui laisser la possibilité de s'y opposer à tout moment. Recueillir son accord explicite reste la voie la plus sûre en cas de doute.
Combien de temps conserver les CV ?
La CNIL recommande de ne pas conserver un CV au-delà de deux ans après le dernier contact avec le candidat, sauf accord pour une autre durée. Passé ce délai, deux options : supprimer les données, ou les archiver de façon justifiée. Concrètement :
Informer les candidats
Chaque candidat doit pouvoir savoir, simplement, ce que vous faites de ses données. Prévoyez une mention d'information (sur votre formulaire de candidature, votre site, ou en réponse à une candidature spontanée) précisant :
- qui est responsable du traitement (votre cabinet) ;
- la finalité (traiter la candidature, éventuellement alimenter un vivier) ;
- la durée de conservation ;
- les droits du candidat (accès, rectification, suppression) et comment les exercer.
Bon réflexe
Ne collectez que ce qui est utile au poste. Les données sensibles (santé, origine, opinions) n'ont pas leur place dans un dossier de candidature.
Où sont hébergées les données ?
Le RGPD n'impose pas un hébergement en France, mais un hébergement dans l'Union européenne simplifie nettement la conformité et évite les questions liées aux transferts hors UE. Quand vous choisissez un outil de recrutement, vérifiez la localisation des serveurs et les engagements du prestataire.
SolcyBL héberge l'ensemble des données en France, vous positionne clairement comme responsable de traitement, et permet la suppression des candidatures. De quoi traiter vos CV l'esprit tranquille. Voir les fonctionnalités.
En résumé
Traiter des candidatures dans le respect du RGPD tient en quelques réflexes : une base légale claire, une conservation limitée dans le temps, une information honnête du candidat, et un hébergement maîtrisé. Rien d'insurmontable, surtout avec un outil conçu pour ça.
Questions fréquentes
Combien de temps peut-on conserver un CV ?
La CNIL recommande une durée maximale de deux ans après le dernier contact avec le candidat, sauf consentement pour une durée différente. Au-delà, les données doivent être supprimées ou archivées.
Faut-il le consentement du candidat pour traiter son CV ?
Le traitement d'une candidature repose généralement sur l'intérêt légitime ou sur des mesures précontractuelles. Pour conserver le CV en vue de futurs postes (vivier), l'intérêt légitime peut suffire, à condition d'informer le candidat et de lui laisser un droit d'opposition ; recueillir son accord reste la voie la plus sûre.
Où doivent être hébergées les données des candidats ?
Le RGPD n'impose pas un hébergement en France, mais un hébergement dans l'Union européenne simplifie la conformité et rassure les candidats. Vérifiez la localisation des serveurs de vos outils.
Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Pour une analyse adaptée à votre situation, référez-vous aux publications de la CNIL ou à un professionnel du droit.
Des candidatures traitées en conformité
Hébergement en France, suppression sur demande, vous restez responsable de traitement.
Créer un compte gratuit